Grote stap op gebied van zorgontwikkeling dankzij samenwerking ORTEC en Elanza

Koppeling van twee systemen zorgt voor optimale inzet van zorgpersoneel en versterking van integraal capaciteitsmanagement

ORTEC en Elanza starten het nieuwe jaar als partners met een samenwerking gericht op het optimaal inzetten van zorgpersoneel. Beide bedrijven, met hart voor zorgorganisaties, bundelen hun expertise om hun klanten te ontzorgen. Door de koppeling van twee systemen, het  personeelsplanningssysteem van ORTEC en het platform van Elanza voor de flexibele inrichting van beschikbare zorgcapaciteit, zetten zij een grote stap op het gebied van zorgontwikkeling.

Gedeelde ambitie basis voor samenwerking

Elanza, een jong Amsterdams bedrijf met focus op zorg, wil met de inzet van innovatieve technologie zorgorganisaties helpen meer grip te krijgen op de kwaliteit en kosten van externe inhuur (PNIL). Zij hebben een systeem ontwikkeld om alle beschikbare zorgcapaciteit bij verschillende flexibele schillen via één applicatie efficiënt te beheren en hiermee sneller openstaande diensten ingevuld te krijgen. Zij zochten een partner om hun klanten nog beter te kunnen faciliteren met het optimaal inzetten van zorgpersoneel. Na het voeren van een aantal gesprekken bleek de Health divisie van ORTEC, de unit van ORTEC gespecialiseerd in o.a. integraal capaciteitsmanagement en geavanceerde roostersoftware, dezelfde ambitie en passie te delen.

Flexibel omgaan met zorgcapaciteit

“We zien bij zorgorganisaties een sterke behoefte om flexibel om te kunnen gaan met de zorgcapaciteit. De krappe arbeidsmarkt en het veranderende zorglandschap benadrukken de noodzaak voor meer flexibiliteit. Dit vraagt van zorgorganisaties een andere kijk op de invulling van zorgcapaciteit. De huidige inzet beperkt zich vaak nog tot de volgende schillen: vast personeel, een interne flexpool, en de inzet van veel externen in de vorm van uitzendbureaus of bemiddelende partijen van de zorgorganisaties. Door de samenwerking met ORTEC optimaliseren we de gehele zorgcapaciteit. Met ons platform bieden we zorgorganisaties alle mogelijkheden om de huidige capaciteit flexibeler vorm te geven en realiseren zo een complete inrichting van alle flexibele schillen. Hiermee maken we zorgorganisaties écht toekomstbestendig”, legt Anouk Haazelager, CEO Elanza, uit. Johan Augustijn, manager Business ORTEC Health vult aan: “Er is een enorm personeelstekort in de zorg en in de praktijk blijkt, dat het personeel dat er is, niet altijd efficiënt wordt ingezet. In het administratieproces gaan ook geregeld zaken mis met extra kosten als gevolg. Hiervoor kunnen we een oplossing gaan bieden door samen te werken en de twee losse systemen te koppelen en processen verder te digitaliseren en optimaliseren”.

Eerste grootschalige project samen is een feit: ziekenhuizen trappen af

De eerste ziekenhuizen die al gebruik maken van ORTEC’s personeelsplanningssysteem, gaan als eerste werken met de gekoppelde systemen. Doel is om de flexibele schil regionaal optimaal in te kunnen zetten, capaciteit uit te wisselen en gezamenlijk kwaliteit van zorg te garanderen. Deze regionale aanpak is ook een krachtig onderdeel voor het optimaliseren van processen; de administratieve last van het inhuren van personeel en het verzamelen en keuren van alle benodigde documenten van nieuw personeel zit geïntegreerd in de software van Elanza.

Versterken integraal capaciteitsmanagement

Op basis van data kan steeds slimmer worden geanticipeerd op zorgvragen en behoeftes. Planning gaat tot nu toe vaak nog ad hoc en regie hierbij ontbreekt. Een roosterprogramma is een onderdeel van integraal capaciteitsmanagement waarbij ook de zorgvraag voorspeld kan worden. Hoeveel mensen hebben bijvoorbeeld een afspraak op de polikliniek? Op basis van deze gegevens kan worden berekend dat over een x aantal maanden een x aantal chirurgische bedden nodig zijn. Dankzij deze voorspelling kan ook het benodigd personeel ruim van tevoren geregeld en ingeroosterd worden. De flexibele schil wordt doelgericht ingezet, daar waar nodig volgens de planning, waardoor de vraag naar personeel minder ad hoc wordt en daarmee veel beter stuurbaar en voorspelbaar. Een heel belangrijke schakel in de verdere ontwikkeling van capaciteitsmanagement.

Haazelager voegt toe: “Breng meerdere flexibele schillen samen op het gebied van flexplanning, zoals directe samenwerking met zelfstandige zorgverleners, een gezamenlijke regiopool of een snellere samenwerking met uitzendbureaus. Elanza biedt het gemak van de juiste tooling om zorgorganisaties te ontzorgen op alle interne processen rondom planning, communicatie, facturatie en rapportage. Met één druk op de knop neemt ons platform het over en digitaliseert alle onnodige handmatige handelingen. Zo houden onze klanten tijd over voor dat wat echt belangrijk is: het leveren van de juiste cliëntenzorg met de beste kwaliteit.“

Doel voor de toekomst

Het gezamenlijke doel van ORTEC en Elanza voor de toekomst is het zetten van vervolgstappen op het gebied van duurzame inzet van flexibele arbeid als onderdeel. Op korte termijn ligt de focus op de verdere ontwikkeling van de integratie van beide systemen zodat steeds meer klanten dit systeem kunnen inzetten voor hun personeelsbeleid. “Op 10 maart aanstaande organiseert Planmen, als onderdeel van hun Flexmanagement Experience, een webinar waar Elanza en ORTEC ook als kennispartners aanwezig zijn en dit initiatief nader besproken wordt.” sluit Augustijn af.