Informele koffiepraat steeds belangrijker in hybride bedrijfscultuur

Nu het kabinet het thuiswerkadvies weer heeft aangescherpt, gaan steeds meer bedrijven over op een hybride model van deels thuis en deels op kantoor werken. Belangrijk daarbij is dat de informele gesprekken bij de koffieautomaat mogelijk blijven, zo nodig online. Die zijn noodzakelijk voor de geestelijke gezondheid en de stemming van werknemers.

Tijdens de coronapandemie wint het hybride werken steeds meer terrein. Onderzoek van werkgeversorganisaties MKB-Nederland, VNO-NCW, AWVN en LTO Nederland liet onlangs zien dat tweederde van de bedrijven afspraken heeft gemaakt over deels thuis en deels op kantoor werken. Dat varieert van 20% tot 60% thuis en 40% tot 80% op locatie. Recent onderzoek door onder meer de Universiteit van St. Gallen onder 841 Zwitserse bedrijven toont aan dat 77% van de bedrijven van plan is hybride werkmodellen te introduceren. Voor  corona was dat slechts 35%. Volgens datzelfde onderzoek staan veel bedrijven echter nog aan het begin van die omwenteling.

Door het hernieuwde advies om vooral thuis te werken tijdens de milde lockdown gaan niet alleen de informele praatjes in de gang en de toevallige ontmoetingen bij de koffieautomaat verloren, maar daarmee ook veel van de verbondenheid en kennisoverdracht tussen collega’s. Daarom ervaren werknemers het gedwongen thuiswerken deels als stressvol, maar ook deels als verlichtend.

Om informele gesprekken tussen collega’s ook in virtuele en hybride omgevingen mogelijk te maken en niet alleen tijdens geplande schermvergaderingen, heeft Tom Suter en zijn team van Talent Maps de app CoffeeCall ontwikkeld. De Nederlandse-Zwitserse, mobiele app biedt spontane, virtuele koffiegesprekken van zeven minuten. Mensen van over de hele wereld kunnen ideeën uitwisselen in themagroepen. Ook groepen met vrienden en familie zijn populair bij gebruikers. De app is bedoeld om het beste van de virtuele en de fysieke wereld te combineren en werknemers sterker met het bedrijf te verbinden. ,,Als bedrijven niet beginnen bij de communicatie, zal de stemming op een bepaald moment een dieptepunt bereiken en zullen ze waardevolle talenten verliezen. In tijden van een tekort aan goed opgeleide arbeidskrachten en dure recruiters kunnen bedrijven zich dat niet veroorloven”, zegt Suter.

Bedrijven als TenneT, Portbase, ABN-AMRO en Haufe maken al gebruik van de app. ,,Ik merk hoe moeilijk het op dit moment is om nieuwe medewerkers zich thuis te laten voelen. Een app als CoffeeCall helpt ons hierbij echt enorm”, zegt Nadine Rückner, verkoopadviseur bij Haufe.

Bij CoffeeCall gaat het niet om de uitwisseling van vak gerelateerde informatie, maar om het niveau van de relatie. Die wordt op kantoor meestal op natuurlijke en informele wijze versterkt. Een empirische studie uit Milaan heeft lang voor de pandemie al aangetoond welke belangrijke effecten informele gesprekken bij bijvoorbeeld de koffieautomaat hebben op de bedrijfscultuur. Bijvoorbeeld voor de coördinatie van werkprocessen, voor het opbouwen van vertrouwen tussen collega’s, het uitwisselen van ervaringen, het vinden van oplossingen voor kennisoverdracht en zelfs voor de geestelijke gezondheid van alle betrokkenen. ,,Informele uitwisseling richt zich op de persoon als geheel. Daarom is het zo belangrijk voor het opbouwen van relaties en het consolideren van een cultuur van vertrouwen. Ook de rol voor de geestelijke gezondheid mag niet worden onderschat. Een gesprek gebaseerd op wederzijdse waardering en acceptatie voorkomt depressie en burn-out beter dan kerstbonussen of andere financiële prikkels”, zegt Suter.

De mogelijkheden voor een betere communicatiecultuur zijn er al, maar bedrijven zijn vaak huiverig om die in de hybride bedrijfscultuur vorm te geven. ,,Ik heb met veel bedrijven contact en heb gemerkt hoe ze vaak slechts oppervlakkig omgaan met de huidige verandering in de wereld van werk”, zegt Suter. ,,Velen stellen zich tevreden met het maken van een thuiswerkregeling en wachten dan af. Zij onderschatten dat het bewust vormgeven van interne communicatie en een hybride bedrijfscultuur bepalend is voor toekomstig bedrijfssucces.”

Gerhard Fehr, CEO van Fehr Advice en Executive Behavioural Designer, verklaart het aarzelende gedrag in bedrijven vanuit de angst om fouten te maken of verkeerde beslissingen te nemen. ,,Daardoor zitten veel bedrijven nog vast in het denken van het industriële tijdperk”, zegt hij. ,,Zij geven de voorkeur aan afwachten en lange-termijn planningen in plaats van dingen gewoon uit te proberen en te experimenteren. Niemand is echter gebaat bij zo’n houding. Zo word je slachtoffer van de omstandigheden en blijf je in de modus van reageren in plaats van je eigen kracht en creativiteit te gebruiken.”

Over CoffeeCall:

CoffeeCall is ontwikkeld door Talent Maps en brengt de virtuele koffiepauze op een eenvoudige manier naar de smartphone. Men kan zelf groepen met collega’s aanmaken of zich aansluiten bij een bestaande groep op basis van interesses en onderwerpen. Bedrijven kunnen de app gratis uitproberen en ook bestaat er de mogelijkheid om deel te nemen aan een 4 weekse pilot.

Coffeecall.com

Website: https://www.coffeecall.com/

Facebook: https://www.facebook.com/

CoffeeCallCom/ Instagram: https://www.instagram.com/coffeecall_app/

Twitter: https://twitter.com/CoffeecallA