Communicatieteams bij overheid worden steeds belangrijker, maar raken ook overbelast

Nederlandse gemeenten en Veiligheidsregio’s doen sinds de start van de coronacrisis een veel groter beroep op hun team Communicatie. Bestuur en organisatie laten zich beter adviseren én hebben meer waardering voor inzet en resultaat van Communicatie  dan voor de crisis. De vraag is hoe lang de teams dat nog gaan volhouden. Bijna de helft van de teams bij gemeenten geeft aan inmiddels overbelast te zijn en bij Veiligheidsregio’s is dat een derde. Ondanks de inzet van extra capaciteit en het aanpassen van de prioriteiten, komen andere werkzaamheden in de knel. De meerderheid van de teams verwacht dat de drukte in 2021 aanhoudt, terwijl slechts een deel extra capaciteit krijgt vanwege corona en een derde van de teams juist bezuinigingen verwacht.

Dat blijkt uit onderzoek naar de impact van de coronacrisis op teams Communicatie bij gemeenten en Veiligheidsregio’s. Aan het onderzoek deden 86 gemeenten (24,2 % van alle gemeenten) en 13 Veiligheidsregio’s (52% van alle Veiligheidsregio’s) mee. Het onderzoek werd in de eerste helft van oktober uitgevoerd door Logeion (de Nederlandse beroepsorganisatie voor communicatieprofessionals), de VNG (Vereniging Nederlandse Gemeenten) en Renata Verloop (zelfstandig adviseur in overheidscommunicatie). In mei 2020 werd eenzelfde onderzoek uitgevoerd, waardoor goed te zien is wat de overeenkomsten en verschillen zijn tussen de eerste en tweede golf.

Het is ‘veel drukker dan normaal’ tot ‘extreem druk’

Bij driekwart van de gemeenten doet de organisatie een groter beroep op team Communicatie dan voor de crisis, bij de Veiligheidsregio’s is dat maar liefst 85%. Vier op de vijf teams heeft het ‘veel drukker dan normaal’ tot ‘extreem druk’. Dat is veel drukker dan eind mei werd verwacht.  Er wordt veel extra capaciteit ingezet: bij gemeenten doet 60% dat, waarvan 35% als team extra uren werkt. Bij de Veiligheidsregio’s zet driekwart extra capaciteit in, waarvan bijna de helft als team extra uren werkt. De meeste teams hebben ook meer tijd besteed aan interne communicatie sinds het begin van de crisis.

Aanhoudende werkdruk is een punt van zorg

Als grootste knelpunt voor de komende periode worden de werkdruk en langdurige belasting van het team genoemd. Bij gemeenten geeft bijna de helft van de teams Communicatie aan overbelast te zijn. Eind mei was dit nog een op de vijf. Bij de Veiligheidsregio’s geeft bijna een derde aan overbelast te zijn, dat is vergelijkbaar met de situatie eind mei. Ruim de helft van de teams Communicatie bij de Veiligheidsregio’s geeft aan ‘in control’ te zijn, bij gemeenten is dat ongeveer een op de drie.

De onzekerheid over ‘hoe lang het allemaal nog gaat duren’ speelt een rol. Maar vooral de verwachting van bestuur en organisatie dat het andere werk ook ‘gewoon’ doorloopt zorgt voor extra druk. Inhoudelijke dossiers die in de knel komen zijn onder andere digitale toegankelijkheid en de Omgevingswet. Daarnaast komen veel teams nu niet toe aan de eigen professionele ontwikkeling.

Bijna 60% van de gemeenten heeft de communicatieprioriteiten aangepast of is daarmee bezig, bij Veiligheidsregio’s is dat zelfs driekwart. Bijna 40% van de gemeenten heeft een plan om de communicatie over corona structureel in te bedden in de organisatie of is daarmee bezig. Bij Veiligheidsregio’s is dat meer dan de helft.

Waardering en kansen voor Communicatie

De inzet van het team Communicatie wordt zeker gezien en gewaardeerd. Organisatie en bestuur laten zich volgens de teams meer adviseren dan voor de crisis. Inzet en resultaat worden meer gewaardeerd. Veel teams bij zowel gemeenten als Veiligheidsregio’s zien het dan ook als kans dat de meerwaarde van communicatie nu heel zichtbaar is in de organisatie. Een andere kans die ze zien is de stimulans die online participatie met inwoners heeft gekregen. Ook de toegenomen interne samenwerking en onderlinge samenwerking in de regio wordt als positief ervaren. Het thuiswerken en aangehaakt houden van collega’s is daarbij wel een aandachtspunt.

Communicatiemiddelen van de rijksoverheid worden veel gebruikt

De communicatieteams bij gemeenten en Veilgheidsregio’s maken nog steeds veel gebruik van communicatiemiddelen en kennis die beschikbaar worden gesteld door de rijksoverheid. Bijna alle gemeenten en Veiligheidsregio’s gebruiken beeld en video, informatie in eenvoudige taal en informatie voor ondernemers. Deze behoefte aan kennisuitwisseling is groot, vooral over de organisatie van de communicatie en de strategie voor communicatie.