Promotie Koen Smit: Kennis over BRM onvoldoende gedeeld

Business Rules Management is een belangrijke aanpak bij het definiëren en onderhouden van uniforme bedrijfsregels. Deze bedrijfsregels gebruiken organisaties om ontwikkelingen - zoals veranderingen in diensten, producten of proposities - in goede banen te leiden. Helaas wordt de kennis op het vlak van BRM nog onvoldoende gedeeld met anderen. Dat is een van de conclusies uit het promotieonderzoek van Koen Smit, verbonden aan de faculteit Management, Science & Technology van de Open Universiteit. Op vrijdag 1 juni 2018 verdedigt hij zijn proefschrift ‘Organization and Governance of Business Rules Management Capabilities'.

Business Rules Management (BRM) is een goede basis voor een consistente en transparante bedrijfsvoering. Organisaties kiezen voor BRM om bijvoorbeeld hun bedrijfskennis te borgen, flexibiliteit te verhogen of om de business en IT beter op elkaar af te stemmen. Koen Smit kwam voor het eerst in aanraking met BRM als student Bedrijfskundige Informatica aan de Hogeschool Utrecht: 'BRM werd geïntroduceerd door Martijn Zoet, destijds PhD kandidaat bij de Universiteit Utrecht en docent aan de HU. Onder zijn leiding onderzocht ik het berekenen van de economische rendabiliteit van het normaliseren van bedrijfsregels, als onderdeel van het keuzesemester-onderzoek.'

Capabiliteiten

Het promotieonderzoek van Koen richtte zich met name op de ‘capabiliteiten’ van bedrijven en organisaties, wat ze minimaal moeten kunnen. 'Heel kort door de bocht heb ik onderzoek gedaan naar hoe organisaties het beste hun capabiliteiten kunnen inrichten om wet- en regelgeving en/of intern beleid te kunnen vertalen naar de implementatie daarvan, de producten en diensten. Bijvoorbeeld in procedures, handboeken, processen, informatiesystemen en aan het loket. Mijn onderzoek richtte zich vooral op Nederlandse uitvoeringsinstanties.' 

Onvoldoende kennisdeling

Een van de opvallende resultaten uit het onderzoek van Koen Smit is dat organisaties die BRM gebruiken onvoldoende samenwerken en hun kennis op het vlak van BRM onvoldoende met elkaar delen. 'Dat is deels te verklaren uit het feit dat bedrijfsregels vaak concurrentiegevoelige informatie bevatten, onder meer in het commerciële domein. Maar een instantie als de Belastingdienst wil bijvoorbeeld ook niet dat bedrijfsregels ten behoeve van fraudedetectie op straat komen te liggen. Daarnaast werken BRM-softwareleveranciers onvoldoende samen om volwassen ‘tooling’ aan te kunnen bieden. Alle resultaten uit het onderzoek onderschrijven ook het feit dat er te weinig onderzoek wordt gedaan naar de organisatorische inrichting van BRM, terwijl er juist veel onderzoek is en wordt gedaan naar de technologische inrichting van BRM.'

Handvaten

'De onderzoeksresultaten bieden concrete handvaten aan organisaties die BRM willen inrichten of herinrichten', aldus Koen Smit. 'We hebben 53 uitdagingen geïdentificeerd waar organisaties van kunnen leren. Omdat de uitdagingen nu expliciet zijn beschreven, kunnen organisaties deze wellicht ook compleet voorkomen. Andere handvaten die het onderzoek biedt zijn onder meer een BRM referentieproces, opgedeeld in verschillende bouwblokken, een set van elf ontwerpprincipes die bijdragen aan compliant werken met BRM, een set van 28 verificatie tests om de uitvoerbaarheid van bedrijfslogica te garanderen, functionele thema’s voor BRM tooling, een controlesysteem met dimensies en 14 concrete BRM KPI’s (Kritieke Prestatie Indicatoren), alsmede een zogenaamde traceerbaarheidsmap, waarmee organisaties de traceerbaarheid tussen wet- en regelgeving en de implementatie daarvan kunnen plannen.' 

Profiteren

Omdat het onderzoek voornamelijk Nederlandse uitvoeringsinstanties in beschouwing neemt, zijn de resultaten van het onderzoek ook enkel te generaliseren naar de deelnemende uitvoeringsinstanties. Koen Smit: 'Wel kunnen ook andere overheidsorganisaties, met name uitvoeringsinstanties, de resultaten natuurlijk prima gebruiken, vooral omdat ze in een vergelijkbare context opereren, namelijk het uitvoeren van wet- en regelgeving. Dit wil trouwens niet zeggen dat commerciële organisaties niet van de resultaten kunnen profiteren. Ook zij moeten wet- en regelgeving adequaat kunnen vertalen naar hun producten en diensten. Kortom: iedereen móet compliant zijn. Elke organisatie moet dus ook in staat zijn om onze resultaten mee te nemen bij het ontwerpen of herontwerpen van BRM-capabiliteiten of -processen.'

Verder onderzoek

Volgens Koen is verder onderzoek zeker nodig, vooral gericht op de organisatorische inrichting van BRM. 'Allereerst is het wenselijk om de resultaten grondiger te valideren onder andere Nederlandse uitvoeringsinstanties, maar ook in een non-overheidscontext, zoals bij banken, pensioenfondsen en verzekeraars. Ten tweede is een van de veelgehoorde opmerkingen over wetenschappelijk onderzoek door de praktijk: 'een wetenschappelijke paper is niet tot moeilijk te doorgronden, dus die gebruiken we niet’. Verder onderzoek moet altijd de praktische relevantie in beschouwing nemen, dus is het belangrijk dat dit onderzoek zoveel mogelijk in samenwerking met de beroepspraktijk wordt gedaan. Inhoudelijk moet verder onderzoek zich richten op de relatie en effecten van de doelen van BRM. Wat ik hiermee bedoel is dat als een organisatie bepaalde doelen wil bereiken, er specifieke capabiliteiten moeten worden gerealiseerd. Dit promotieonderzoek heeft een fundament gelegd voor het onderzoek daarnaar.'

Op vrijdag 1 juni verdedigt Koen Smit zijn proefschrift ‘Organization and Governance of Business Rules Management Capabilities’. De promotor is prof. dr. ir. J.M. Versendaal, co-promotores zijn dr. ir. R.G. Slot MBA (Hogeschool Utrecht) en dr. ing. M.M. Zoet (Zuyd Hogeschool).