Orbis biedt oplossing voor e-mailstress op het werk

Softwarebedrijf komt met Mail Suite tegen dagelijkse informatieovervloed

EINDHOVEN – Volgens onderzoek besteden Nederlandse werknemers 30 procent van hun werktijd aan het lezen en sturen van e-mails en kunnen 2,1 miljoen mensen de dagelijkse stroom aan mails en berichten niet meer aan. Orbis Software Benelux heeft hiervoor een oplossing bedacht. Het nieuwe systeem Mail Suite kan de bestede tijd aan e-mailverkeer halveren.

Bij Mail Suite komen alle mails binnen in één centraal systeem in plaats van in persoonlijke mailboxen, waarna ze gedeeld worden met medewerkers of groepen. Dat maakt CC, BCC en forwards overbodig en voorkomt dat mails door ziekte of vakantie ongelezen of onbeantwoord blijven. ,,Ik riep vijftien jaar geleden al dat ik ziek werd van zoveel mailverkeer. Toen hadden we de tools en middelen niet om dat probleem op te lossen. Nu wel,” stelt eigenaar Gerard Maeyer van Orbis Software Benelux.

Overdadig e-mailverkeer leidt tegenwoordig tot een forse aanslag op de tijd en efficiency van werknemers. Recent bleek uit de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden (NEA) 2018 van CBS en TNO dat 2,1 miljoen mensen - 28 procent van alle werknemers - zoveel informatie krijgen op een werkdag dat ze moeite hebben om die te verwerken. Door een oneindige stroom berichten en nieuwtjes komen ze nauwelijks aan hun eigenlijke werk toe. Eerder bleek uit onderzoek van McKinsey& Company dat een gemiddelde werknemer bijna 30 procent van zijn tijd besteed aan het lezen, sorteren, archiveren, antwoorden en deleten van e-mail. Dat is maar liefst dertien weken per jaar. Al die digitale afleiding op de werkplek kost het bedrijfsleven wereldwijd miljarden per jaar.

Orbis zag die problemen bij zijn klanten in het MKB en bedacht een oplossing. ,,We hebben een steekproef gehouden onder onze klanten en dan zien we dat dit enorm leeft en dat iedereen dit probleem herkent,” zegt Maeyer. Bij Mail Suite wordt alle binnenkomende e-mail automatisch aan een relatie en contactpersoon gekoppeld. Zo blijft informatie overzichtelijk en eenvoudig te raadplegen. Mappen, kleuren, vlaggetjes etc worden overbodig, de historie blijft bewaard en alle werkzaamheden blijven voor iedereen in één oogopslag inzichtelijk. Ook zijn overvolle mailboxen na de vakantie passé. Orbis heeft het systeem zelf al ingevoerd. Maeyer: ,,Omdat zaken makkelijk overdraagbaar zijn aan een collega voorkom je stress. Ook hebben we iemand aangewezen die twee uur per dag mails beantwoord zodat de rest geconcentreerd met zijn werk bezig kan zijn. Laatst kwam iemand terug van vakantie en die hoefde geen 1200, maar slechts 4 mails te beantwoorden.” Volgens hem hoort er ook een goed beleid bij, bijvoorbeeld afspraken om intern geen mails meer te versturen. ,,Als je dit goed organiseert en het systeem aan de juiste policy koppelt dan kan Mail Suite de bestede tijd aan e-mailverkeer met 50 procent verminderen,” zegt Maeyer.

Over Orbis Software Benelux BV

Orbis Software Benelux B.V. is marktleider op het gebied van business process management (BPM) en heeft inmiddels het vertrouwen van meer dan 1200 klanten en meer dan 100 partners gewonnen. Orbis helpt bedrijven met het optimaliseren en automatiseren van hun bedrijfsprocessen en zorgt er voor dat bedrijfssoftware zich aanpast aan de bedrijfsprocessen en niet andersom. De tool die Orbis daarvoor gebruikt is Orbis TaskCentre: ‘one tool, countless solutions’. Daarnaast helpt Orbis bedrijven op gebieden als ‘Alerts & Notifications’, ‘Document & Reporting’ en ‘Data Integrations’.