Een aanhangerverhuurder uit Brabant die al zeven jaar met hetzelfde boekhoudpakket werkt. Een partyverhuurder die elke vrijdagmiddag handmatig controleert of de partytenten wel beschikbaar zijn voor het weekend. En een machineverhuurbedrijf dat vorig jaar een klant kwijtraakte door een dubbele boeking. Het zijn situaties die veel ondernemers in de verhuurbranche herkennen. Sinds 12 september biedt Brussel hen een steuntje in de rug.
Op die datum werd de Europese Dataverordening van kracht. Geen wet die meteen op de voorpagina's belandde, maar voor het mkb kan de impact groot zijn.
Weg met de gouden kooi
De kern van de wet laat zich samenvatten in twee woorden: dataportabiliteit en overstapgemak. Softwareleveranciers mogen hun klanten niet langer opsluiten. Hoge migratiekosten, ingewikkelde exportformaten en ellenlange opzegtermijnen behoren tot het verleden. Of zouden dat moeten doen.
In de praktijk werkten veel bedrijven jarenlang met systemen waar ze eigenlijk vanaf wilden. Te duur, te traag, te ingewikkeld. Maar overstappen leek nog erger. Klantgegevens zaten vast in een database die niemand kon openen. Offertes voor datamigratie liepen in de duizenden euro's. En dan was er nog de angst dat er iets mis zou gaan tijdens de overstap.
Die drempels worden nu wettelijk aangepakt. Leveranciers moeten data in een bruikbaar formaat aanleveren. Overstapkosten gaan gefaseerd naar nul. En wie obstakels opwerpt, riskeert een boete.
Spreadsheets en Post-itsIntussen blijft de verhuurbranche een sector van uitersten. Aan de ene kant staan bedrijven die volledig digitaal werken, met online boekingssystemen en geautomatiseerde herinneringsmails. Aan de andere kant zijn er ondernemers die hun planning nog bijhouden met markeerstiften in een bureauagenda.
Dat laatste is geen karikatuur. Brancheorganisatie Verhurend Nederland peilde eerder dit jaar de stand van zaken onder haar leden. De conclusie was niet verrassend, maar wel pijnlijk: digitalisering staat overal op de agenda, maar de uitvoering blijft achter. Tijdgebrek speelt mee. Onzekerheid ook. En ja, die hoge overstapkosten dus.
De klantverwachtingen wachten echter niet. Wie vandaag een busje of steiger wil huren, verwacht te kunnen reserveren via een website. Liefst met directe bevestiging. Verhuurbedrijven die dat niet bieden, verliezen het van concurrenten die wel meegaan in die ontwikkeling.
Een kans, geen verplichtingDe Dataverordening dwingt niemand tot actie. Het is geen digitaliseringsplicht. Maar de wet haalt wel een obstakel weg dat veel ondernemers tegenhield: de angst om gegijzeld te blijven door een softwareleverancier.
Concreet betekent dit dat een verhuurbedrijf nu zijn volledige klantenbestand, boekingshistorie en voorraadgegevens kan meenemen naar een andere aanbieder. Zonder torenhoge factuur achteraf. Die mogelijkheid bestond op papier al langer; in de praktijk kwam er weinig van terecht. Leveranciers hadden er simpelweg geen belang bij om het makkelijk te maken.
Dat verandert nu. En daarmee groeit de bewegingsruimte voor ondernemers die toe zijn aan iets nieuws. Het aanbod aan verhuur software voor het mkb is de afgelopen jaren gegroeid. Veel van die systemen beloven een snelle implementatie en combineren reserveringen, voorraadbeheer en facturatie op één plek.
Niet alles tegelijkToch waarschuwen adviseurs voor overhaaste beslissingen. Een complete systeemwissel in één keer doorvoeren is voor de meeste bedrijven geen goed idee. Beter is om klein te beginnen: eerst het boekingsproces digitaliseren, daarna de voorraadregistratie, en pas later de volledige administratie.
Die aanpak werkt ook in andere branches. Bouwbedrijven en retailers die hun papieren checklists vervingen door digitale varianten meldden minder fouten en snellere doorlooptijden. Terugkeren naar de oude werkwijze wilde vrijwel niemand.
Nu of laterDe Dataverordening kent een overgangsperiode. Bestaande contracten hoeven pas in 2027 volledig te voldoen aan de nieuwe eisen. Dat klinkt als ruim de tijd, maar betekent ook dat leveranciers zich nu nog kunnen verschuilen achter lopende afspraken.
Wie serieus overweegt om over te stappen, doet er goed aan om nu al in gesprek te gaan met de huidige leverancier. Welke data kan worden geëxporteerd? In welk formaat? Tegen welke kosten? De antwoorden op die vragen geven een eerste indicatie van wat er mogelijk is.
De verhuurbranche heeft lang gewacht. De vraag is of er nog langer gewacht kan worden.