Verbouw hoofdkantoor VNO-NCW; de visie van Leo de Boer (directeur)

ANDERS WERKEN IN EEN BRUISEND ONDERNEMERSHUIS

Een dynamisch en bruisend ondernemershuis, waarin ontmoeten en samenwerken centraal staan. Dat stond VNO-NCW voor ogen toen de vereniging HEVO inschakelde voor de verbouwing van haar verdiepingen in de Malietoren in Den Haag. Met goed resultaat, zegt directeur Leo de Boer van VNO-NCW. In de eerste acht weken dat het nieuwe bedrijfsrestaurant na de lockdown in gebruik was, waren er al meer mensen geweest dan in de vijf jaar ervoor in de kantine. Door de introductie van het Anders Werken kon het aantal verdiepingen dat VNO-NCW gebruikt bovendien terug van acht naar zes. Samen met de verbeterde mogelijkheden tot verhuur van het congrescentrum leidt dit tot een gunstigere exploitatie. HEVO realiseerde de verbouwing als risicodragend projectmanager.

Leo de Boer is directeur van VNO-NCW. Dit is een vereniging waarvan een paar honderd grote bedrijven en brancheorganisaties lid zijn. In totaal vertegenwoordigt VNO-NCW zo’n 300.000 Nederlandse ondernemingen. In samenwerking met overheden en andere maatschappelijke partijen streeft VNO-NCW naar een goed ondernemers­klimaat in een inclusief, welvarend en duurzaam Nederland. De vereniging, die zo’n 140 medewerkers heeft, werkt vanuit de Malietoren in Den Haag. VNO-NCW is hoofdhuurder van dit gebouw, waar de organisatie zes verdiepingen gebruikt (vóór de verbouwing acht): de begane grond, het congrescentrum op 6 en 7, de kantoor­verdiepingen op 12, 13 en 14. Van de overige dertien verdiepingen zijn er vijf in gebruik als parkeergarage en worden er acht onderverhuurd aan zo’n 35 andere organisaties. Op de kantoorverdiepingen van VNO-NCW werken ook de medewerkers van MKB Nederland.

Moe en ouderwets

‘Aanleiding voor de verbouwing was dat het gebouw aan alle kanten moe was; niet afgetrapt, maar ouderwets. Onze werkverdiepingen waren ingedeeld in kamers van 25 m², met weinig smaak ingericht, aan lange gangen. Als ik op mijn kamer zat, had ik alleen een idee van wie er direct om mij heen werkten. De zichtlijnen waren heel slecht. Daarbij was onze begane grond totaal niet bruisend. Als je naar binnen stapte, kwam je in een relatief lege, zakelijk en sober ingerichte hal. Er liepen weinig mensen omdat de hal daar niet voor was ingericht. Dan ben je de ondernemerskoepel van Nederland waar veel mensen komen, en die verdwijnen meteen via de lift naar de spelonken van het gebouw. Dat was niet de uitstraling die wij wilden.’

Faciliteren

‘Wij zijn een vereniging waarin ontmoeten, gesprekken en lobby- en beleidswerk centraal staan. Er draaien bij ons zo’n tachtig commissies, met elk gemiddeld vijftien deelnemers. Die commissies komen allemaal in de Malietoren bijeen. Dan heb je een gebouw nodig dat dit goed faciliteert. Een bruisend en dynamisch ondernemershuis dat je meteen ervaart als je over de drempel stapt.’

Hoe is dat gerealiseerd?

‘We hadden voorheen een bedrijfskantine die je ook wel in stripboeken ziet. Daar ging bijna niemand zitten. Die kantine is verdwenen; daarvoor in de plaats is er een bedrijfsrestaurant gekomen op de begane grond, met een entresol die het tot een aantrekkelijke en uitnodigende ruimte maakt. Hier kunnen onze medewerkers elkaar ontmoeten en gasten ontvangen. In de eerste acht weken dat het restaurant in gebruik is (dit interview vond plaats eind april, acht weken na het einde van de lockdown - red.), zijn er al meer mensen geweest dan in de vijf jaar ervoor in de kantine. Al moet het nog groeien; mensen moeten er aan wennen dat ze voor ontmoetingen nu het restaurant kunnen gebruiken.’

We hadden voorheen een bedrijfskantine die je ook wel in stripboeken ziet. Daar ging bijna niemand zitten.                        LEO DE BOER, DIRECTEUR VNO-NCW

Meer vergaderruimten

‘De drie kantoorverdiepingen zijn ingericht volgens de principes van het Anders Werken. Omdat er veel wordt overlegd bij VNO-NCW, zijn er op deze verdiepingen relatief veel kleine en enkele grotere vergaderruimten gekomen. Voorheen hadden we die alleen in het congrescentrum. Dat was heel inefficiënt. Medewerkers gingen, bij gebrek aan beter, met z’n tweeën vergaderen in een ruimte voor vijftien mensen. Omdat we de zalen in het congrescentrum ook verhuren, was dat exploitatietechnisch onhandig. Nu alle interne overleggen plaatsvinden op de kantoorverdiepingen zelf, kunnen we gaan werken aan een zakelijk ondernemende exploitatie van het congrescentrum. Het congrescentrum is eveneens vernieuwd, met veel glas, groen en hout. Door het Anders Werken worden de ruimten veel efficiënter benut. We konden daardoor het aantal kantoorverdiepingen van vijf naar drie terugbrengen. Dat levert een significante kostenbesparing op.’

Meer cockpits

‘Er zijn bij de verbouwing meer afgesloten ruimten gemaakt dan gebruikelijk bij Anders Werken. Dat komt door de hoofdtaak van onze werkorganisatie en dat is lobby- en beleidswerk. We hebben 45 beleidssecretarissen die samen jaarlijks bezig zijn met 150 tot 250 lobbydossiers. Om daaraan te werken en een gezamenlijk standpunt voor de vereniging te formuleren, is veel concentratie nodig. Vandaar de relatief grote hoeveelheid stilteplekken. Daarbij zijn deze ruimten wat groter om het mogelijk te maken één of twee gasten te ontvangen. Dat gebeurt overigens nog niet veel. Mensen gebruiken daarvoor toch meestal de vergaderruimten. Ook prima, als ze maar niet uitwijken naar het congrescentrum.’

Contact en samenwerking toegenomen

‘Het contact en de samenwerking tussen collega’s is sinds dag 1 toegenomen. Dat komt niet alleen door de open inrichting, maar ook door kleine dingen. We hebben op elke verdieping nog maar één pantry met een kopieerapparaat en een koffiemachine. Je bent dus verplicht daarvoor een groot deel van de verdieping door te lopen. Dan kom je vanzelf collega’s tegen en je ziet ze ook zitten achter het glas in de open ruimten.’

Fitness

‘Bij de verbouw is ook een fitnessruimte ingericht. We koppelen daar een vitaliteitsprogramma aan, waarmee we de gezondheid en het welbevinden van onze medewerkers willen verbeteren. Dat past ook in deze tijd waarin je je best moet doen nieuwe medewerkers aan te trekken. Als ik hier vóór de verbouwing sollicitanten rondleidde, vroegen ze: moet ik in die kamers gaan werken? Ja helaas, op de gang kan het niet. Na de verbouwing is ons kantoor een visitekaartje voor nieuwe medewerkers.’

Hergebruik

‘We hebben hier ook hoge duurzaamheidsambities gerealiseerd. We hebben het hoogste energie­label, mede door de toepassing van ledverlichting. Ook heeft de gebouweigenaar de klimaatsystemen verbeterd. Verder is er veel aandacht besteed aan hergebruik. De oude scheidingswanden en stalen kasten zijn teruggekomen en de stoelen in de grootste zaal van het congrescentrum zijn opnieuw gestoffeerd.’

Tevreden

‘Na de oplevering vonden de grootste sceptici van de verbouwing het meevallen. Dat staat voor ons gelijk aan een hoge mate van enthousiasme. Iedereen vindt de ingreep zeer goed gelukt. Van de drie verbouwingen die ik in mijn verschillende werkkringen heb meegemaakt, is dit ook de eerste die na de oplevering lijkt op de artist’s impression. Ook van bezoekers horen we alleen maar goede geluiden. Bij de tevredenheid van medewerkers heeft corona overigens wel een rol gespeeld. Het heeft de acceptatie van het Anders Werken positief beïnvloed. Bovendien kwamen medewerkers na de lockdown weer terug van hun keukentafel naar een mooie werkruimte.’

Het stelde me gerust dat de partij die de voorbereiding deed ook het risico wilde lopen voor de uitvoering. Dat schiep veel vertrouwen in een goede afloop.     LEO DE BOER, DIRECTEUR VNO-NCW

Waarom HEVO?

‘Ik was hiervoor werkzaam bij het Verbond van Verzekeraars en daar deden we een grote verbouwing in eerste instantie zelf. Dan merk je toch dat je daar de tijd en kennis niet voor hebt. Pas in een laat stadium hebben we daar HEVO bij betrokken. Dat is goed bevallen. Daarom heb ik HEVO ook hier ingeschakeld. Vergeet niet dat we als vereniging onder een glazen koepel werken. Er kijken 300.000 ondernemingen mee. Je moet elke euro boven je budget verantwoorden in de ledenvergadering. Het afbreukrisico van zo’n verbouwing is dus groot. Daarom hebben we HEVO ook gevraagd als risicodragend projectmanager te opereren.

Met onze specifieke wensen hielden we zo invloed op het ontwerp, terwijl we niet het financiële risico liepen. Het stelde me gerust dat de partij die de voorbereiding deed ook het risico wilde lopen voor de uitvoering. Dat schiep veel vertrouwen in een goede afloop. En die kwam er vervolgens ook. Ik kijk dan ook, vanuit de organisatiedoelen bezien, zeer tevreden terug op deze verbouwing.’

Reactie HEVO

De ontwikkeling van een eigentijdse werk- en ontmoetingsomgeving

Het kantoor van VNO-NCW was gedateerd en miste een eigen identiteit. VNO-NCW wilde haar kantoor weer tot een aantrekkelijke en dynamische plek maken. Een echt uitnodigend en bruisend ondernemershuis. Een plek waar medewerkers op inspirerende wijze kunnen werken en elkaar en anderen kunnen ontmoeten. Maar wat is inspirerend? Hoe vertaal je dit in fysieke zin? Dit gaf stof tot nadenken. Want wat functioneel is voor de ene organisatie, is dat niet voor de andere.

Uitgedaagd en ondersteund door HEVO is met medewerkers van VNO-NCW een ontdekkingsreis gestart. We wilden namelijk een werk- en ontmoetingsomgeving maken die niet alleen mooi is, maar bovenal functioneel. En wie weet beter wat functioneel is, dan de gebruiker zelf.

Mede ‘geholpen’ door corona, was het voor medewerkers makkelijker om los te komen van het oude vertrouwde en het avontuur aan te gaan naar Anders Werken. Al snel kwam men erachter dat een persoonsgebonden werkplek niet meer noodzakelijk is. Kunnen kiezen uit een variëteit aan plekken, die je met elkaar deelt, is veel aantrekkelijker.

Een variëteit die overigens wel anders is dan dat je bij vele andere organisaties ziet. Door het karakteristieke lobbywerk van zo’n 1/3 van het aantal medewerkers van VNO-NCW, was er grote behoefte aan plekken waar men zich rustig terug kan trekken en in kleine groepjes overleg kan voeren. Hier blijkt eens te meer uit dat een werkomgeving altijd maatwerk is. One size fits all gaat niet op.