De aangekondigde reorganisatie bij KLM is ingrijpend: de luchtvaartmaatschappij wil circa 5.000 arbeidsplaatsen schrappen, bijna 15% van het personeelsbestand. Hoge brandstofprijzen, geopolitieke onzekerheid en toenemende druk op de bedrijfsvoering zijn volgens KLM aanleiding om de organisatie efficiënter en slagvaardiger in te richten.
De situatie bij KLM staat niet op zichzelf. Ook andere werkgevers worden geconfronteerd met stijgende kosten, veranderende marktomstandigheden, digitalisering en de noodzaak om hun organisatie aan te passen. Een reorganisatie kan dan noodzakelijk zijn. Maar het schrappen van arbeidsplaatsen is aan duidelijke juridische regels gebonden.
Wanneer mag een werkgever arbeidsplaatsen laten vervallen? Welke eisen stelt de wet aan een bedrijfseconomisch ontslag? En welke rol spelen de ondernemingsraad, vakbonden en het UWV? Rachelle Mourits en Laila Landman van Blenheim zet de belangrijkste juridische aandachtspunten bij een reorganisatie op een rij.
Wanneer is bedrijfseconomisch ontslag bij een reorganisatie toegestaan?
Voor ontslag wegens bedrijfseconomische omstandigheden is in beginsel voorafgaande toestemming van het UWV vereist. Daarbij is het uitgangspunt dat het UWV niet op de stoel van de ondernemer gaat zitten. Een werkgever houdt ruimte om strategische keuzes te maken, ook wanneer de onderneming nog winst maakt. Die ruimte ontslaat hem echter niet van de plicht om zijn keuze begrijpelijk en concreet te onderbouwen.
Een algemene verwijzing naar ‘moeilijke marktomstandigheden’ is dan ook niet voldoende. De werkgever moet aannemelijk maken dat arbeidsplaatsen structureel vervallen en dat dit noodzakelijk is voor een doelmatige bedrijfsvoering. Een deugdelijk reorganisatieplan vormt daarvoor het uitgangspunt. Hierin moeten onder meer de aanleiding en doelstelling van de reorganisatie, de financiële gevolgen, de beoogde organisatiestructuur en de personele consequenties concreet worden uiteengezet. Cijfers over omzet, kosten, orders en verwachte besparingen vormen daarbij het fundament.
Welke rol heeft de ondernemingsraad bij een reorganisatie?
Bij een reorganisatie van een ‘belangrijke’ omvang heeft de ondernemingsraad doorgaans adviesrecht. Daarbij heeft de ondernemingsraad, zoals altijd, een dualistische taak: hij behartigt zowel het belang van de onderneming als dat van de werknemers. Om die rol daadwerkelijk te kunnen vervullen, moet het advies op een zodanig moment worden gevraagd dat de ondernemingsraad nog wezenlijke invloed kan uitoefenen op het voorgenomen besluit. Wie de ondernemingsraad pas betrekt wanneer de nieuwe organisatie feitelijk al vaststaat, is dus te laat: medezeggenschap mag geen formaliteit achteraf zijn.
De werkgever is niet verplicht het advies van de ondernemingsraad over te nemen, maar
moet het wel serieus meewegen. Wanneer hij daarvan afwijkt, moet hij dat schriftelijk en
gemotiveerd meedelen. Bovendien geldt in beginsel een opschortingstermijn van één
maand voordat een afwijkend besluit mag worden uitgevoerd.
Naast de ondernemingsraad kunnen ook vakbonden een rol spelen bij reorganisaties.
Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een werkgever voornemens is om binnen een
periode van drie maanden en binnen één werkgebied van het UWV de
arbeidsovereenkomsten van ten minste twintig werknemers te beëindigen. In dat geval
is sprake van een collectief ontslag in de zin van de Wet melding collectief ontslag
(WMCO). De werkgever moet het voorgenomen collectieve ontslag melden bij het UWV
en de betrokken vakbonden raadplegen.
Ook die raadpleging mag geen formaliteit zijn. De vakbonden moeten nog daadwerkelijk
invloed kunnen uitoefenen op mogelijkheden om gedwongen ontslagen te voorkomen of
te beperken en op maatregelen om de gevolgen voor werknemers te verzachten. In dat
kader kan bijvoorbeeld een sociaal plan worden afgesproken waarin afspraken kunnen
worden gemaakt over onder meer beëindigingsvergoedingen, opzegtermijnen, vrijstelling
van werk en andere voorzieningen voor werknemers die door de reorganisatie worden
geraakt.
Wie komt bij een reorganisatie voor ontslag in aanmerking?
Als vaststaat welke arbeidsplaatsen verdwijnen, volgt een cruciale vraag: welke
werknemers komen voor ontslag in aanmerking? De werkgever kan daarin niet
simpelweg zelf een keuze maken. Eerst moet worden bepaald welke functies onderling
uitwisselbaar zijn. Daarbij wordt onder meer gekeken naar de inhoud van de functie, de
vereiste kennis en vaardigheden, het niveau en de beloning. Binnen een categorie van
uitwisselbare functies moet vervolgens in beginsel het afspiegelingsbeginsel worden
toegepast.
Het afspiegelingsbeginsel voorkomt dat een werkgever naar eigen voorkeur bepaalt wie
mag blijven en wie moet vertrekken. Uitgangspunt is dat de leeftijdsopbouw binnen de
betreffende categorie uitwisselbare functies na de reorganisatie zoveel mogelijk gelijk
blijft. Binnen iedere leeftijdsgroep komt vervolgens in beginsel de werknemer met het
kortste dienstverband als eerste voor ontslag in aanmerking.
Daarmee is de werkgever er nog niet. Voordat tot ontslag kan worden overgegaan, moet
worden onderzocht of de werknemer binnen een redelijke termijn kan worden herplaatst
in een andere passende functie binnen de onderneming of groep van ondernemingen,
eventueel met behulp van scholing.
Een UWV-procedure is overigens niet altijd noodzakelijk om tot beëindiging van de
arbeidsovereenkomst te komen. In de praktijk wordt bij reorganisaties regelmatig
geprobeerd met de betrokken werknemers afspraken te maken over beëindiging met
wederzijds goedvinden, vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst.
De route naar een rechtsgeldige reorganisatie
Wie banen schrapt, moet eerst het juridische fundament leggen. Een succesvolle
reorganisatie vraagt om een goede voorbereiding. Daarbij zijn in ieder geval de volgende
stappen van belang:
1. Onderbouw de bedrijfseconomische noodzaak en stel de nieuwe
organisatiestructuur vast. Maak inzichtelijk waarom de reorganisatie
noodzakelijk is en bepaal welke functies verdwijnen, wijzigen of nieuw ontstaan.
2. Betrek de ondernemingsraad. Zorg voor een goed onderbouwde en tijdige
adviesaanvraag.
3. Controleer de WMCO-verplichtingen. Beoordeel of melding bij het UWV en
raadpleging van vakbonden verplicht zijn.
4. Pas het afspiegelingsbeginsel correct toe. Breng de uitwisselbare functies
zorgvuldig in kaart.
5. Onderzoek herplaatsingsmogelijkheden. Betrek ook passende vacatures
binnen de groep en eventuele scholingsmogelijkheden.
6. Bereid de beëindiging van arbeidsovereenkomsten zorgvuldig voor. Zorg voor
een volledig dossier voor de UWV-procedure en onderzoek of beëindiging van de
arbeidsovereenkomst in onderling overleg met de werknemer mogelijk is.
