NBPO: Verminder werkstress tijdens e-mailloze vrijdag op 30 november

Op vrijdag 30 november kunnen veel werkende Nederlanders meer focussen op werkzaamheden die af moeten, dan op andere dagen omdat het voor de 5e keer e-mailloze vrijdag is. Zo’n dag met minder mail is voor veel mensen een opluchting. 32% van het Nederlandse kantoorpersoneel ervaart namelijk stress door de hoeveelheid zakelijke e-mail. Dat is een van uitkomsten van een onderzoek* van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO).

De Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO) deed onderzoek naar het gebruik van de mailbox. Wat blijkt? Een derde van het Nederlandse kantoorpersoneel geeft aan dat e-mailstroom bij hen tot stress leidt. De hoeveelheid stress neemt toe naarmate men meer tijd kwijt is aan het beantwoorden van e-mail. Ruim de helft van de ondervraagden die er dagelijks twee uur of meer aan besteedt, geeft te kennen dat dit tot stress leidt en 11 procent ervaart zelfs veel stress. Ook werd onderzocht hoeveel tijd men kwijt is aan het beantwoorden en verwerken van het e-mailverkeer. Bijna 40 procent is er één tot twee uur per dag mee bezig en een vijfde is maar liefst een kwart van de werkdag kwijt aan e-mailen. Leidinggevenden zijn meer tijd dan gemiddeld kwijt aan de e-mailstroom. Een kwart ontvangt er per dag 50-100.

Werkmail buiten kantoortijd

Een kwart ontvangt en leest zakelijke e-mail op de smartphone die ze ook privé gebruiken, en checkt deze mail ook ’s avonds en in het weekend. Een vijfde van deze respondenten ervaart dit als belastend.

Slimmer omgaan met e-mail

Maar liefst 42 procent van de Nederlandse werknemers vindt dat de dagelijkse mailstroom afleidt van de dagelijkse, eigenlijke taken. Anke Algera, voorzitter van de NBPO maakt zich dan ook zorgen: “Wij vinden het signaal dat zoveel mensen stress ondervinden door de hoeveelheid e-mails zorgwekkend. Veel mensen werken reactief in plaats van proactief en dat kost meer energie. Als je werkstress wilt reduceren is het belangrijk de koppeling tussen eigen gedrag en werkstress te wijzigen. Daarnaast kan het Nederlandse bedrijfsleven veel kostbare werkuren uitsparen door werknemers te adviseren slimmer met het mailverkeer om te gaan."

Mailmelding continu aan

Als voorbeeld noemt ze de e-mailmeldingen. Maar liefst 90 procent van de kantoorwerkers heeft deze continu aanstaan en dat leidt veel te veel af. "Verwerk de mailbox dagelijks op vaste momenten. Uit ons onderzoek blijkt dat 59 procent van de ondervraagden geen gebruik maakt van deze optie. En dat terwijl het veel tijd kan besparen en het de kwaliteit van het werk verhoogt doordat je concentratie niet steeds verstoord wordt.” 

Andere communicatietools

"Ook kan het helpen om zaken sneller en slimmer af te handelen via andere communicatie-platformen. Denk aan Slack en Yammer. Maar dan moeten die natuurlijk wel beschikbaar en toegestaan zijn en daar vallen nog stappen te maken." Ruim de helft van de ondervraagden vindt dat werkgevers onvoldoende alternatieve platformen aanreiken om de e-mailstroom te laten slinken. En dat is niet onbelangrijk, zeker niet omdat uit het onderzoek blijkt dat de jongere werknemer verwacht dat andere communicatietools de populariteit van e-mail gaan inhalen. Overigens blijkt uit het onderzoek dat bijna de helft niet van mening is dat leeftijd een rol speelt in de switch naar andere communicatietools.

* onderzoek uitgevoerd in opdracht van NBPO door PanelCllix in november 2017 onder 524 werknemers met een kantoorbaan in Nederland.

De NBPO is de beroepsvereniging van professionals organizers die actief zijn op zowel de particuliere als de zakelijke markt. Initiatiefneemster in Nederland voor de E-mailloze vrijdag is Annemiek Tigchelaar van Werkdrukverlager www.werkdrukverlager.nl. Annemiek is lid van NBPO.