Hybride werken: kleiner kantoor of toch niet?

Samenwerken op afstand heeft de afgelopen jaren een grote vlucht genomen, waarbij er pieken en dalen in het gebruik van de huisvesting ontstaan. Enerzijds willen mensen niet meer alle dagen naar kantoor, maar anderzijds zien organisaties dat het essentieel is om elkaar wel te blijven ontmoeten. Veel organisaties vragen zich af hoe ze de mensen weer naar kantoor krijgen en hoe de huisvesting op een goede manier wordt benut.

Willem Adriaanssen en Alexandra Meeuwisse in gesprek over de uitdagingen, werktrends en ontwikkelingen op het gebied van hybride werken.

Uitdaging: aantal werkplekken bepalen

Tegen welke uitdagingen lopen organisaties aan nu we veelvuldig op afstand werken? Alexandra vertelt: ‘Zij vragen zich vooral af hoe je het aantal benodigde (arbo)werkplekken en overlegplekken bepaalt. Voorheen was dit redelijk voorspelbaar en kon je dit goed bepalen. Nu is dit moeilijker en zien we veelal een lage gemiddelde bezetting met enkele piekmomenten gedurende de week. 

Hoge bezetting op kantoor managen

Willem vult aan: ‘Iedere organisatie ziet in dat het niet duurzaam is om grote kantoorgebouwen te hebben met een hele lage gemiddelde bezetting. Maar tegelijkertijd willen organisaties graag dat hun mensen elkaar treffen en gezamenlijk tot nieuwe oplossingen komen. Daardoor ontstaat er op bepaalde momenten in de week, veelal de maandagen, dinsdagen of donderdagen, een piekbelasting. Daarvoor is het noodzakelijk dat mensen ervan op aan kunnen dat ze wel een werkplek of overlegplek hebben en niet voor niks de reis maken. Gelukkig zijn er inmiddels hele handige online reserveringssystemen beschikbaar. Medewerkers boeken zelf een werkplek of vergaderruimte en zelfs een parkeerplek. Dit geeft rust voor de medewerkers en essentiële data voor de facilitair manager'.

Kleiner kantoor of toch niet?

Goed, we werken meer op afstand. Blijft dit ook zo? De praktijk is weerbarstig. Wat als je nú voor de keuze staat voor nieuwe huisvesting? Is een kleiner pand raadzaam? Alexandra: ‘Niet per se, want de kantoorfunctie verandert. Er zijn wellicht minder vaste werkplekken nodig, tegelijk ontstaat er behoefte aan meer ruimte voor open plekken. Bijvoorbeeld voor brainstormsessies, ontmoetingen en trainingen. Dat betekent dus niet dat je een kleiner pand nodig hebt. Je richt de ruimte wél anders in.’

Van traditioneel kantoor naar ontmoetingsplek

Hybride werken heeft dus ook impact op de inrichting van kantoren. Willem: ‘We zien dat het kantoor transformeert naar ontmoetingsplek. Medewerkers komen naar kantoor om binding te houden met de organisatie. Om te sparren met klanten en collega’s. Om creatieve sessies te houden. In de toekomst gaan we een andere verdeling zien tussen arboconforme werkplekken, concentratieplekken, cocreatie-ruimten en plekken voor overleg en ontmoeting. De balans daartussen moet goed zijn.’

Een nieuwe rol voor concentratieplekken

Willem vervolgt: ‘Naast open plekken krijgen ook concentratieplekken door hybride werken een belangrijke rol. Als het kantoor een ontmoetingsplek wordt, zal er veel overleg plaatsvinden. Zowel fysiek als digitaal. Er moeten dus ook voldoende plekken zijn waar je ongestoord kunt overleggen, videovergaderen of werken. Ga het maar eens na. Videovergaderen gaat prima als je alleen bent. Maar wat als in dezelfde ruimte waar jij videovergadert een andere collega aan het bellen is? Of óók in een videovergadering zit? Dat gaat niet.’

Investeren in toereikende IT

Daar ligt ook een belangrijke rol voor IT, vertelt Willem. ‘Neem de videovergaderingen. Als we hybride werken, ontstaan er situaties dat je met meer collega’s tegelijk in één ruimte wilt deelnemen aan dezelfde videovergadering. Is er dan een gedegen scherm beschikbaar waarop iedereen de deelnemers aan de andere kant goed kan zien? En hoe zit het met het geluid? Is iedereen in de vergaderruimte goed te horen, óók de personen achter in de vergaderruimte? Zorg dat je meetingrooms voorziet van gebruiksvriendelijke audiovisuele apparatuur.’

Waardevol: verwachtingen van medewerkers

Of HEVO nog tips heeft voor organisaties die nadenken over de toekomst van hun kantoor? Alexandra besluit: ‘Leg je oor te luister bij je medewerkers. Zij weten als geen ander wat wel en niet voor hen werkt. Vraag naar hun verwachtingen. Waarom komen zij graag naar kantoor? Hoe werken zij het prettigst? Bepaal dit niet vanuit een ivoren toren. Neem ook geen overhaaste beslissingen. Elke organisatie is anders. Welke huisvesting en inrichting past bij jouw organisatie, hangt ook af van de cultuur en het type medewerkers. Samen kom je tot de mooiste en ook gedragen oplossingen. Een kantoor dat een echte ontmoetingsplek is voor je organisatie en waar je met plezier naartoe gaat.’