Coronacrisis biedt unieke kans voor duurzame aanpak regeldruk

De coronacrisis maakt prioriteiten in de zorg expliciet duidelijk, routines worden losgelaten en mensen staan open voor verandering. ‘Deze unieke situatie, waarin we met elkaar strijden tegen onze gemeenschappelijk vijand - Covid-19 - biedt een uitgelezen kans om binnen zorgorganisaties regeldruk duurzaam aan te pakken’, aldus Else Stapersma, Programmaleider [Ont]Regel de Langdurige Zorg bij Vilans en Lotte Bergen, Adviseur Regeldruk en gedragskundige. Vilans onderzocht de oorzaken van regeldruk en publiceert vandaag het rapport ‘Regeldruk in de langdurige zorg - boosdoeners blootgelegd’.

Zorgverleners in de langdurige zorg ervaren veel regeldruk door de tijd die zij kwijt zijn aan administratieve handelingen. Tijd die zij niet kunnen besteden aan de cliënt. Dat zorgt voor een verhoogde werkdruk, vermindert het werkplezier van zorgverleners en kan leiden tot ziekteverzuim of uitstroom. Bergen: ‘De meeste mensen die in de zorg werken hebben vooral hart voor de zorg, willen de primaire taak van zorg uitvoeren en tijd besteden aan de cliënt. Regels en registraties, vooral als ze niet begrijpen hoe of waarom, leiden daardoor tot frustratie.’ Stapersma: ‘Als je kijkt naar de toekomst van de zorg en de personeelstekorten die er nu al zijn, dan is de impact van regeldruk echt zorgelijk. Werken aan duurzame oplossingen is dan ook hard nodig.’

Onderzoek biedt inzicht en oplossingsrichtingen

Stapersma: ‘Om regeldruk duurzaam aan te kunnen pakken, hebben we onderzocht op welke thema's regeldruk wordt ervaren en wat de dieperliggende oorzaken, ‘de boosdoeners’, zijn van regeldruk. Uit schrapsessies, focusgroepen en interviews met bijna 1000 zorgprofessionals uit de verpleeghuiszorg, wijkverpleging en gehandicaptenzorg blijkt dat vooral regeldruk wordt ervaren bij registraties en processen rond het zorg- of ondersteuningsplan, het elektronische cliëntendossier (ECD) en in bedrijfsvoering. De boosdoeners komen voort uit beleving, gedrag en hoe je met elkaar omgaat. Het onderzoek biedt inzicht in het probleem en geeft richting om toe te werken naar duurzame oplossingen voor regeldruk, want alleen het schrappen van regels is niet genoeg.’

Boosdoeners

Bergen: ‘Een van de vijf boosdoeners is dat het nut en de noodzaak van een regel of registratie verschillend wordt ervaren. Een arts vraagt bijvoorbeeld om de cliënt dagelijks te wegen zodat hij de zorg op afstand kan monitoren, maar de zorgverlener kijkt liever of de cliënt genoeg eet en of de broek strakker of juist losser gaat zitten. Andere boosdoeners zijn onduidelijkheid over de herkomst van een regel of registratie, en of iets wel of niet verplicht is, maar ook werkprocessen die niet efficiënt zijn, veroorzaken veel regeldruk. Tot slot zijn er twee boosdoeners die vooral te maken hebben met cultuur en vertrouwen: er is gebrek aan vertrouwen in elkaar en regels worden onvoldoende ter discussie gesteld.’

Stapersma: ‘Iedere oorzaak of combinatie van oorzaken vraagt om een eigen aanpak om de effecten van die oorzaak te beperken en regeldruk blijvend te verminderen. Daar ligt een opdracht voor de zorgprofessional, maar zeker ook voor bestuurders, stafafdelingen en regelgevende en controlerende partijen.’

Coronacrisis als kans

Bergen: ‘De coronacrisis veroorzaakt een enorme verandering in de hele samenleving, en zeker ook in de zorg. Ineens veranderen de regels en verwachtingen en werken vaste patronen niet meer.’ Stapersma: ‘We worden gedwongen om het anders te doen en we staan meer dan anders open voor verandering. Dat geldt binnen zorgorganisaties, maar dat zie je ook bij regelgevende organisaties. Zij versoepelen bijvoorbeeld hun regels. Een ander mooi voorbeeld van een effect van de coronacrisis is dat dat medewerkers de ruimte voelen om beargumenteerd ergens vanaf te wijken. Ze hebben en voelen daarin vertrouwen, van zowel leidinggevenden als bestuurders. Daarom is dit ook een mooie kans om te werken aan regeldruk, deze situatie is uniek.’

Aan de slag met regeldruk

Stapersma ‘Zie wat nu anders gaat in je organisatie en leer daarvan. Kijk wat je daarvan kunt vasthouden. Geef als bestuurder intern in de organisatie de ruimte en bouw voort op het vertrouwen in de professionaliteit van de zorgverleners. Pak ook de regie naar buiten toe en ga in gesprek met instanties over wat ondersteunend is aan het primaire proces.’

Bergen: ‘Een zorgorganisatie kan deelnemen aan een digitale schrapsessie of er zelf een organiseren met de toolkit om in kaart te brengen op welke punten regeldruk wordt ervaren binnen de organisatie. Om vervolgens te ontdekken welke boosdoeners hieraan ten grondslag liggen. Ook organiseren we digitale ‘Ontregel-labs’ om op die dieperliggende oorzaken oplossingen te ontwikkelen voor zorgorganisaties in de aanpak van regeldruk. Deze concept oplossingen gaan we delen zodat ook andere zorgorganisaties hiervan kunnen leren en mee kunnen denken.’ Else: ‘Ik hoop echt dat zorgorganisaties gebruik maken van deze unieke situatie, en dat het rapport inspireert en helpt om te werken aan duurzame oplossingen, juist nu.’