'Nieuwe Archiefwet dwingt overheden een digitale archivaris aan te stellen'

De Tweede Kamer heeft op 18 februari 2025 de nieuwe Archiefwet aangenomen, een langverwachte modernisering van het archiefstelsel. Deze wet is hoognodig. De digitale informatiestroom groeit explosief, en archivering moet hierin mee.

Overheidsinformatie wordt nu vaak onvoldoende georganiseerd beheerd, waardoor belangrijke documenten verdwijnen of slecht toegankelijk zijn. Dit schaadt de transparantie en het vertrouwen in de overheid. Juridische problemen en verlies van publieke informatie zijn het gevolg.

De nieuwe Archiefwet stelt dat overheidsinformatie binnen tien jaar moet worden overgebracht naar een archief. Dit halveert de overbrengtermijn en verhoogt de druk om informatie tijdig en correct digitaal te archiveren. Daarnaast gaat het aantal redenen om openbaarheid te beperken van drie naar veertien, wat meer precisie en verantwoording vereist. Deze wijzigingen dwingen overheden om hun digitale archivering professioneler en efficiënter in te richten.

De nieuwe wet betekent ook de terugkeer van de archivaris. Overheden worden verplicht er een aan te stellen. Hoewel nog onduidelijk is welke eisen aan deze functie worden gesteld, is één ding zeker: de archivaris is niet langer een stoffige boekenwurm, maar een digitale informatiemanager. Met AI en geavanceerde zoektechnologie gaat hij of zij de informatie te lijf. Slimme algoritmen helpen de archivaris documenten automatisch te labelen en te beoordelen op archiefwaarde, waardoor het proces efficiënter en minder foutgevoelig wordt.

De wet treedt naar verwachting op 1 juli 2026 in werking. Overheden moeten nu al beginnen met de implementatie om tijdig te voldoen. Ze moeten hun processen en procedures rond documentbeheer en hun digitale infrastructuur herzien en tegelijkertijd zoeken naar hun door AI gestuurde archivaris.